2007年6月22日金曜日

後進教育-優先順位

部下にパソコン導入のスケジュールを作成させました。
内容はデスクトップパソコン85台とノートパソコン10台とそれに伴うオフィスのライセンスに関してスペック表の作成、見積、発注申請、購入、納品、セットアップ、発送をガントチャートでスケジュールする事と見積の比較表の作成です。見積は3社から相見積して比較します。私の予測では1週間あればドラフト計画と見積もりはできるかな?と考えていました。

しかし、10日経ってもいっこうに資料がでてこないので痺れを切らして、「スケジュールはどうなった?」と確認すると途中までできたスケジュールがでてきました。

スケジュールを確認すると、予想に比べて発注期限が手前に引かれているので理由を聞くと「この日までに発注しないと○○社はキャンペーン価格で納品できないと言われました」とのこと。そこで私は「そんなの関係ないよ、それ以降でもキャンペーン価格で提示できないなら○○社からは買えないよと言っておきな、そうすれば簡単に期限を延ばしてくるから」と伝えて、「ダメだよそんなに簡単に仕入先(メーカー)に踊らされてちゃ。」と指導しました。
~自分をしっかり持って、他者(他社)には踊らされないようにしよう。~

実際、メーカーは簡単に期限を延ばしてきました。

これは恐らく、メーカー側の戦略で、相見積なのが分かっているので、担当者を焦らせて自分のペースに呼び込もうとしているのだと思います。今回は台数がまとまっているのでそんな戦術は屁でもありません。「他社に」の一言で対応が変わります。

指示をしてから2週間経過してようやく見積の比較表が提出されました。私は何度となく「いつできるの?」とせかしていたのですが「もうすぐ」の一点張りでなかなかでてきませんでした。しかし、今回の目的は「部下の一人立ち」だったのでそれでも待ってみることにしました。
~仕事の基本、「報連相」をしっかりやろう。~

部下が自身で立てた発注期限がもうすぐです。仕事の指示をした時にも「今回は金額がデカイから発注申請は簡単には通らないよ。」と伝えていたのですが、部下は一向に気にしていません。というか、資料作成するだけでテンパってました。

普段の仕事は一生懸命しているのですが、「緊急性が低く、他の者でも対応できる仕事」に一生懸命だったのです。これでは終わるわけがありません。仕方ないので私が仕事を仕切りなおしてその部下にはハードウェア導入に専念できる体制にしたのが4日前のことです。
~仕事は常に「優先順位」を考えて行おう!~

本当は自分から言って欲しかったのですがね。仕方ありません。
~仲間に協力を要請しよう。~

ようやくでてきた見積比較表を確認すると私がこれまで使用してきた見積比較表を参考資料として渡して説明もしてあったのに使っていません。理由を聞くと「標準価格が一列しかなく複数社に対応できません」といってます。しかし私は最初の説明で「標準価格は見積を取ったうちの一番高い業者の標準価格を入れてくれ」と指示していたのですが、まったく忘れられています。
~分からない(理解できなかった、忘れてしまった)ことは確認しよう。~

しかも提出された見積比較表は「比較表ではなく、3つ(3社)に分かれた表が並んでいるだけのもの」でした。「これでどうやって比較するの?」と聞くと「比較というよりは金額の推移が大切かと思い推移表にしています」と言って来た。「???私は比較表を作成する様に指示したが推移表を作ったの?」。
~思い込みや勘違いで仕事は進めない。~

結局、部下にもう一度「2週間前にした説明」をして「今度こそは見積比較表を作る様に」指示しました。

◆今回の反省
・仕事は常に「優先順位」を考えて行おう!
・自分をしっかり持って、他者(他社)には踊らされないようにしよう。
・仲間に協力を要請しよう。
・分からない(理解できなかった、忘れてしまった)ことは確認しよう。
・思い込みや勘違いで仕事は進めない。
・仕事の基本、「報連相」をしっかりやろう。


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